Jede Firma ist dazu verpflichtet, Bücher zu führen. Dabei muss entweder die einfache oder die doppelte Buchhaltung erledigt werden. Diese Tätigkeit ist zwar bei vielen Unternehmern unbeliebt, jedoch steckt durchaus ein Sinn hinter dieser Verpflichtung. Nur so kann ermittelt werden, ob der Betrieb Gewinne erzielt und wie hoch diese sind. Anhand der vorliegenden Daten kann dann schnell gehandelt werden. Insbesondere aus Kostengründen entscheiden sich viele Unternehmer dafür, die Buchführung selbst zu übernehmen. Doch was muss man dabei beachten und warum ist es sinnvoll, selbst zu buchen?
Deshalb lohnt es sich, selbst zu buchen
Für jeden Selbstständigen macht es durchaus Sinn, sich selbst um die Buchführung zu kümmern. So erlernt man wichtiges Know-How bezüglich Steuern und Finanzen. Weiterhin behält man den Überblick über die finanzielle Situation und ist nicht darauf angewiesen, auf Informationen vom Spezialisten zu warten. In der Regel bekommt man diese lediglich monatlich bzw. quartalsweise vom Dienstleister übermittelt. Erledigt man die Buchhaltung hingegen selbst, so kann man jederzeit auf sämtliche Daten zugreifen und so zeitnah handeln. Zudem bedeutet eine Auslagerung dieser Tätigkeit auch immer einen lästigen Kommunikations- und Koordinationsaufwand. Diesen spart man sich als Selbstbucher und damit auch eine Menge Zeit. Ein weiter wichtiger Aspekt stellt die enorme Kostenersparnis dar: Wer sich selbst um die Buchung kümmert, der spart sich das Honorar für den Spezialisten.
So sollte man vorgehen:
Insgesamt besteht die Buchhaltung aus drei Tätigkeitsbereichen. Zunächst müssen sämtliche Belege gesammelt, sortiert und aufbewahrt werden. Dies ist essentiell, da zu jeder Buchung auch ein Beleg vorhanden sein muss. Dabei sind sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen zu berücksichtigen. Bei Letzteren handelt es sich um die Rechnungen, die das Unternehmen an den Kunden versendet. Für die Erstellung dieser ist es hilfreich, ein Tool, mit dem man Rechnungen bequem online erstellen und versenden kann, zu verwenden. Dieses spart Arbeit und Zeit. Eingangsrechnungen gehen hingegen beim Unternehmen selbst ein und müssen von diesem beglichen werden. Weitere Belegarten sind:
- Bankbelege
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Kassenbewegungen
- Gutschriften
- Kreditkartenbewegungen
Nachdem man all diese Belege gesammelt und geordnet abgelegt hat, müssen sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeschrieben werden. Dabei sollte ein System verwendet werden, dass ein Dritter leicht versteht. Im Anschluss können die Daten ausgewertet werden. Anhand dieser kann man sehen, ob ein Unternehmen erfolgreich ist.
Welche Hilfsmittel gibt es?
Wer auf einen teuren Spezialisten bei der Buchführung verzichten möchte, der kann diese ohne Probleme selbst erledigen. Dank spezieller Hilfsmittel wird diese Tätigkeit erleichtert:
- Buchhaltung mit Excel:
Mithilfe von Excel kann ein Unternehmer seine Buchführung erledigen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Option viel Zeit in Anspruch nimmt. Zudem treten bei dieser Art der Dateneingabe schnell und unbemerkt Fehler auf, die weitreichende Folgen haben können.
- Buchhaltung mit einer speziellen Software:
Eine professionelle Buchhaltungssoftware kann dem Unternehmer die Arbeit enorm erleichtern. Mit solchen Lösungen kann die komplette Buchführung erledigt werden. Zudem können selbst Personen mit wenig Erfahrung in diesem Bereich dank der Programme die Buchhaltung selbst erledigen. Außerdem sorgt die Software für mehr Effizienz, wenn neben Online-Banking auch Schnittstellen zu ELSTER und DATEV integriert sind. Jedoch sollte man sich vor der Anschaffung einer solchen Lösung eingehend darüber informieren, welche Voraussetzungen die Buchhaltungssoftware mitbringen sollte.
Mit Berücksichtigung dieser Aspekte sollte dem Selbstbuchen nichts im Wege stehen und die Buchhaltung ohne Probleme gelingen.
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