Es optimiert Betriebsabläufe, bringt Struktur in das Tagesgeschäft einer Firma und kurbelt die unternehmerische Effizienz an – ein ERP-Softwareprogramm bietet neben diesen Aspekten allerdings noch eine ganze Reihe weiterer vorteilhafter Eigenschaften, die je nach Anbieter stark variieren. Welches System das richtige für ein Unternehmen ist, hängt von mehreren Faktoren ab. In der Regel kommt es langfristig zum Einsatz, denn ein Programmwechsel ist mit enormem zeitlichem wie finanziellem Aufwand verbunden. Daher sollten Firmen die Entscheidung für eine Software keinesfalls übers Knie brechen. Stattdessen ist es ratsam, alle Eckdaten zu prüfen und relevante Anforderungen an das betreffende Produkt aufzustellen.
Diese 5 Kriterien helfen bei der Auswahl
- Kostenfaktor
Die Frage, wieviel Geld in das ERP-System investiert werden muss, ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung. Schließlich geht es dabei nicht nur um die Anschaffungskosten, sondern ebenso um den Unterhalt und regelmäßige Wartungen oder gegebenenfalls Reparaturen. Deshalb empfiehlt es sich, einen genauen Blick auf die Preisgestaltung des Dienstleisters zu werfen. Es gibt sowohl Lizenzmodelle inklusive Nutzungsgebühren als auch modulare Lösungen, die sich kostenpflichtig um bestimmte Funktionen erweitern lassen. Welches Modell in Frage kommt, müssen Firmen selbst entscheiden. Beide Optionen haben Vor- und Nachteile, die es zu berücksichtigen gilt.
- Leistungsumfang
Neben dem Preis sollte selbstverständlich auch die Leistung stimmen. Ein betriebsinternes Projektteam führt dazu eine Unternehmensanalyse durch und definiert die Ziele, die mit der Einführung einer ERP-Software langfristig zu erreichen sind. Welche Geschäftsprozesse und Funktionen, die für die Branche relevant sind, kann das Programm abdecken? Am Markt befinden sich drei verschiedene Arten von ERP-Systemen mit unterschiedlicher Ausstattung:
| Standardsoftware | Individualsoftware | Branchensoftware |
|---|---|---|
| - grundlegende Funktionen für mehrere Branchen | - eigens entwickelte Funktionen | Branchensoftware- grundlegende Funktionen für mehrere Branchen- eigens entwickelte Funktionen- auf einen Wirtschaftszweig ausgerichtet |
| - individuelle Konfigurationen | - maßgeschneidertes Modell für ein Unternehmen | - branchenspezifische Erweiterung von Standardprogrammen |
| - Unternehmen- branchenspezifische Erweiterung von Standardprogrammen- für Produktion, Handel & Dienstleistungen | - für spezialisierte Firmen mit Alleinstellungsmerkmal | - für Handel/Industrie, Lebensmittel oder Chemie- & Pharmakonzerne |
- Nichtfunktionale Anforderungen
Weitere Auswahlkriterien im Vergleich von ERP-Systemen betreffen außerdem Funktionen, die über den allgemeinen Leistungskatalog hinausgehen. Dazu zählt beispielsweise eine Schnittstellenoption, mit der sich Daten aus alten Formaten in das neue Programm übertragen lassen. Auch die Mobilität spielt zunehmend eine wichtige Rolle für die Nutzerfreundlichkeit von ERP. Schließlich bieten viele Firmen ihren Mitarbeitern flexibles Arbeiten von unterwegs oder im Homeoffice an. Der Zugriff von mobilen Geräten auf die Betriebssoftware ist für Unternehmen daher äußerst rentabel.
- Investitionssicherheit
Damit sich Kosten- und Zeitaufwand für Firmen lohnt, sollte das ERP-System skalierbar sein, um die Ausdehnung unternehmerischer Aktivitäten zu ermöglichen. Flexibilität ist eine Eigenschaft, die mittlerweile auch Softwareprogramme mitbringen müssen, da veränderte Betriebsabläufe immer häufiger Umstrukturierungen erforderlich machen. Für international tätige Firmen ist es zudem notwendig, dass das System Anpassungen an verschiedene Fremdsprachen und Währungen erfüllen kann.
- Branchenerfahrung
Um das geeignete ERP-System zu finden, ist eine umfassende Recherche zu den aktuellen Anbietern und Herstellern am Markt essentiell. Erfahrungsberichte und Referenzen können Unternehmen im Auswahlprozess unterstützen. Dabei sollten sie prüfen, welche Branchenkenntnisse ihre Favoriten mitbringen und inwieweit sich ihre Produkte zukünftig weiterentwickeln lassen, was neue Compliance-Anforderungen betrifft.
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