Selbstständig Arbeitende befinden sich in einem Spannungsfeld zwischen der Forderung nach einer hohen Erreichbarkeit und dem Bedürfnis einer effizienten Arbeitsroutine. Dieses wird durch unser digitales, nie ruhendes Umfeld weiter verstärkt. Kunden verlangen einen uneingeschränkten Zugang zu Informationen, wodurch Selbstständige in ihren Arbeitsprozessen dauernd unterbrochen werden. Einmal unterbrochen, kann es schwierig sein, in einen fokussierten Arbeitsrhythmus zurückzufinden. Dadurch geht Zeit und letztendlich Geld verloren. Besonders Gründer von Start-ups sehen sich großen Herausforderungen gegenübergestellt, da sie in der Gründungsphase für Geschäftspartner und potenzielle Neukunden verstärkt erreichbar sein müssen. Dieser direkte Kontakt zu wichtigen Anspruchsgruppen kann existenziell für den Aufbau eines professionellen Vertrauensverhältnisses und die Unternehmensentwicklung sein. Dadurch entstehen lange Präsenzzeiten und die Work-Life-Balance droht, ins Ungleichgewicht zu geraten, weil es schwierig wird sich Freiräume und Rückzugsorte zu schaffen. In der Selbstständigkeit ist es daher wichtig die flexiblen Arbeitsstunden mit persönlichen Arbeitsmodellen zu strukturieren.

Selbstständige Unternehmer können ihren Tagesablauf mit Hilfe bestimmter Blockzeiten unterteilen, während denen sie erreichbar sind. Um diese festzulegen, wird erörtert, ob es für das Geschäft sinnvoll ist 24h zu sprechen zu sein oder ob einige Stunden pro Tag ausreichen. So können intensive Projekte, die viel Konzentration erfordern oder Sitzungen beispielsweise auf den Morgen gelegt werden. Nachmittags werden administrative Aufgaben wie Telefonate und E-Mails beantworten erledigt. Um die Sprechzeiten klar zu kommunizieren, eignen sich Angaben dazu unter anderem auf der Internetseite des Geschäfts, in den Signaturen von E- Mails und auf Visitenkarten. Wichtig ist, an diesen Zeitfenstern festzuhalten und so Transparenz bezüglich der eigenen Erreichbarkeit gegenüber den Kunden und Geschäftspartnern zu schaffen. Außerhalb der definierten Sprechzeiten informieren Ansagen auf dem Telefonbeantworter sowie automatische E-Mail-Antworten, wann direkte Ansprechpartner verfügbar sind oder innerhalb welcher Frist mit einer Rückmeldung gerechnet werden darf. Wer auch nach Feierabend sowie am Wochenende ohne Einschränkungen des Privatlebens erreichbar sein möchte, dem stehen externe Telefon- und Bürodienste zur Verfügung.

Mit einem Telefon- und Büroservice wie ebuero gelingt Selbstständigen eine durchgehende Erreichbarkeit, ohne dass der eigene Arbeitsfluss ständig unterbrochen wird. Nach den individuellen Bedürfnissen der Unternehmer wird die telefonische Abwicklung teilweise oder ganz ausgelagert. Die Dienste reichen von einfachen Rufumleitungen mit Abwesenheitsentschuldigungen während Meetings bis hin zur Übernahme von Aufgaben der Administration. Diese können Terminvereinbarungen, allgemeine Auskünfte zum Geschäft oder die Zustellung von Informationsmaterial beinhalten. Eine weitere Option wäre, dass Selbstständige sich nur die wichtigsten Geschäftskontakte direkt durchstellen lassen und allgemeine Anrufe durch die virtuelle Administrationsmitarbeitende bedient werden. Dadurch entstehen mehr Kapazitäten für Aufgaben, die eine ungeteilte Aufmerksamkeit verlangen. Vor allem in der arbeitsintensiven Startphase eines neuen gegründeten Unternehmens lassen sich mit einem Telefonservice zeitliche wie finanzielle Vorteile gewinnen. Für Start-up-Gründer könnten externe Anbieter von Telefondiensten eine Möglichkeit seine Personalkosten zu reduzieren. Anstatt einer zusätzlichen Arbeitskraft für das Sekretariat, bezahlen Selbstständige nur die effektiv entstandenen Kosten für die eingegangenen Telefonanrufe.