Im Januar 2015 ist die GoBD-Verordnung, festgelegt vom Bundesministerium für Finanzen, in Kraft getreten. Dabei handelt es sich um Vorschriften zur Organisation und Speicherung elektronischer Dokumente. Unabhängig davon, ob das Unternehmen zur doppelten oder einfachen Buchführung verpflichtet ist, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ gelten für alle Unternehmen. Kleinbetriebe sowie Großkonzerne sind somit gleichermaßen von den Richtlinien betroffen. Ebenso sind Selbstständige und Freiberufler dazu verpflichtet, eine GoBD-konforme Buchführung zu erstellen.
Inhalte der GoBD
Folgende Kriterien sind obligatorisch:
Alle Buchungen müssen aufgezeichnet werden und belegbar sein, sodass Geschäftsvorfälle lückenlos nachweisbar sind. Vermögensgegenstände und Schulden müssen vollständig abgebildet sein.
Buchungen müssen so festgehalten werden, dass sie nachträglich nicht mehr änderbar sind. Für die Speicherung sind daher unveränderbare Dateiformate, wie sie nur spezielle Software-Programme anbieten, notwendig.
Alle Geschäftsvorfälle ebenso wie E-Mails und E-Mail-Anlagen, die Rechnungen oder Aufträge darstellen, müssen richtig gebucht werden. Dabei unterscheidet man zwischen formeller und materieller Richtigkeit der Buchführung.
Geschäftsvorfälle nicht barer Art sind innerhalb von zehn Tagen vorzunehmen. Eingangsrechnungen müssen innerhalb von acht Tagen erfasst werden. Dabei ist auch die zeitliche Reihenfolge der Buchungen einzuhalten.
Laut Gesetz müssen steuerpflichtige Unterlagen in der Regel sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Für diesen Zeitraum muss sichergestellt sein, dass die GoBD innerhalb der festgelegten Fristen eingehalten werden.
Konkrete Folgen bei Nichteinhaltung der GoBD
Stellt ein Finanzprüfer bei einer Betriebsprüfung fehlerhafte Aufzeichnungen oder Mängel in der Buchführung fest, kann dies folgende Konsequenzen haben:
- Steuernachzahlungen
- Nachzahlungszinsen
- Schätzungen von Umsatz und Gewinn
- Meldung an die Bußgeldstelle des Finanzamts
Auch wenn der Verstoß gegen die GoBD allein noch nicht zu steuerlichen Konsequenzen führt: Die Missachtung einzelner Grundsätze, welche die Vermögenslage des Unternehmens verfälscht bzw. bestimmte Positionen verschleiert, kann dem Unternehmer im Zweifelsfall dennoch zur Last gelegt werden. Denn laut Gesetz liegt die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD allein beim Unternehmer.
Eine Buchhaltungssoftware schafft Sicherheit
Im Zeitalter der Digitalisierung wird die Buchhaltung in den meisten Unternehmen heutzutage elektronisch erstellt. Mithilfe einer speziellen Buchhaltungssoftware, die größtenteils automatisiert abläuft, ist die ordnungsmäßige Buchführung schneller, einfacher und meist auch kostengünstiger zu erledigen.
Vor allem die Unveränderbarkeit von Unterlagen ist ohne ein spezielles Softwareprogramm eine Herausforderung. Denn Dokumente, die einmal gespeichert wurden, dürfen nicht mehr verändert, geschweige denn gelöscht werden. Da in der Praxis viele Dokumente noch einmal überarbeitet werden müssen, ist eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen erforderlich.
Ein Softwareprogramm hingegen speichert alle vorgenommenen Änderungen automatisch und nachvollziehbar ab. Hinzu kommt, dass bei jeder Gesetzesänderung ein Software-Update erfolgt, sodass Unternehmer nie wieder fürchten müssen, eine Frist zu verpassen.
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